J'ai mis longtemps à automatiser une partie de mes propres propositions commerciales, et pour une raison que je trouve encore valable : la propale, c'est le moment où on prouve qu'on a compris. Déléguer ça à une machine, c'est risquer de livrer un document qui coche les cases sans rien dire. Ce que j'ai fini par construire pour Grabloop ne rédige pas ma proposition. Il me fait gagner les deux heures qui précèdent la rédaction.
Le vrai problème n'est pas la rédaction
Quand je décompose le temps passé sur une proposition, la rédaction est la plus petite part. Le reste, c'est :
- retrouver ce qui a été dit pendant l'échange, dans des notes prises en écoutant à moitié ;
- reconstituer le contexte — qui décide, quel budget, quelle échéance, quel historique ;
- décider si c'est qualifié, et si oui sur quel format ;
- reconstruire une trame qui existe déjà mais qu'on refait à chaque fois.
Ce sont quatre tâches de collecte et de mise en forme. Aucune ne demande mon jugement commercial. Toutes le retardent.
La chaîne, étape par étape
1. La transcription. L'échange est enregistré, avec l'accord des participants — ce point n'est pas négociable, et il se dit en début d'appel, pas après. La transcription brute est inexploitable telle quelle : une heure de conversation, c'est une quinzaine de pages de digressions.
2. La qualification. Une première passe applique une grille : est-ce que c'est une opportunité, oui ou non ? Un appel de curiosité, un échange entre pairs, une demande hors périmètre — ils sortent ici. C'est l'étape qui évite de remplir un pipeline de faux prospects, et c'est celle que les gens sautent le plus souvent.
3. L'extraction du besoin. Le modèle repère et structure : le problème énoncé, ce qui a déjà été tenté, les contraintes, les personnes citées, les échéances, les phrases prononcées par le client sur son propre problème. Cette dernière catégorie est celle que je lis en premier. Les mots du client valent mieux que ma reformulation.
4. La trame. À partir de là, une structure de proposition remplie : contexte, enjeu, périmètre, déroulé, livrables. Un squelette avec de la matière dedans, pas un document fini.
5. Moi. Je reprends la trame, je coupe, j'arbitre, je décide de l'angle. C'est là que la proposition devient la mienne.
Ce que l'agent ne fait pas, et ne fera pas
Trois zones que je garde fermées, par choix.
Le prix. Un modèle est incapable de savoir ce que vaut une intervention pour ce client-là, à ce moment-là. Le prix intègre la difficulté réelle, l'énergie que ça va me coûter, l'intérêt du sujet, l'état de mon planning et parfois l'envie de travailler avec cette personne. Rien de tout ça n'est dans la transcription. Un agent qui propose un prix propose une moyenne, et une moyenne est toujours trop chère pour les cas simples et bradée pour les cas durs.
L'engagement. Les délais, le périmètre exact, ce que je m'engage à livrer : c'est du contrat. Je l'écris moi-même, phrase par phrase. Une formulation vague générée automatiquement se paie trois mois plus tard, quand il faut décider si telle demande était comprise ou non.
La relation. Le ton, ce qu'on choisit de rappeler d'un échange, la remarque qui montre qu'on a écouté. Une proposition, ça se lit aussi comme un signe de considération. Une trame parfaite et impersonnelle perd contre une trame moyenne visiblement écrite pour quelqu'un.
Ma règle : l'agent produit de la matière, l'humain produit de l'engagement. Tout ce qui engage se relit ligne à ligne.
Ce que j'ai appris en le construisant
La qualification vaut plus que la rédaction. Je pensais que le gain serait sur l'écriture. Le vrai gain, c'est de ne plus perdre de temps sur des échanges qui n'étaient pas des opportunités, et de ne plus laisser filer ceux qui en étaient parce que la note traînait sans être traitée.
La sortie doit être modifiable, pas figée. Les premières versions produisaient un joli document final. Je l'ouvrais, je voulais changer deux blocs, et je repartais de zéro. Un livrable intermédiaire éditable, dans l'outil où je travaille déjà, sert bien mieux qu'un PDF impeccable qu'il faut refaire.
Il faut lui donner mes anciennes propositions. Pas comme corpus d'entraînement — comme exemples dans le contexte. La différence entre une trame générique et une trame qui ressemble à mon travail tient à trois ou quatre exemples bien choisis.
Le point faible reste l'entrée. Une transcription confuse produit une extraction confuse. Quand mon échange a été mal mené, aucune chaîne ne rattrape ça. L'agent m'a rendue plus rigoureuse sur mes questions pendant l'appel, ce qui est un effet secondaire que je n'avais pas prévu.
Si tu veux t'y mettre
Ne commence pas par construire la chaîne complète. Commence par l'étape 3, l'extraction, à la main : prends ta prochaine transcription, colle-la dans un modèle avec un prompt qui demande d'extraire problème, contraintes, décideurs, échéances et citations. Regarde ce qui sort.
Si c'est utile, tu sauras quoi automatiser. Si ça ne l'est pas, tu l'auras appris pour le prix de dix minutes, et tu auras évité de construire un tuyau autour d'une étape qui ne sert à rien.